Die Kommunikation, die den Unterschied macht

Die Fähigkeit, gut zu kommunizieren, ist die vielleicht wichtigste Fähigkeit für euren beruflichen Erfolg. Eure Arbeit kann nur in dem Maße von anderen wertgeschätzt werden, wie sie von euren Kollegen auch wahrgenommen wird. Kommunikation ist die Technik, über die ihr eure Arbeit für andere wahrnehmbar macht. Sie kann entweder mündlich erfolgen, durch Gespräche, oder schriftlich, durch Unterlagen die ihr erstellt.

Im Berufsleben gilt, wie in vielen anderen Bereichen des Lebens, der Grundsatz "perception is reality". Was zählt, ist die Wahrnehmung, die eure Kollegen von euch haben. Nach eurer Auffassung mag diese Wahrnehmung falsch sein. Sie entscheidet aber über den Eindruck, den andere Menschen von euch haben. Sie entscheidet damit über euren beruflichen Erfolg.

Es nützt nichts, sich darüber zu beschweren. Nutzt es lieber als Chance, die Wahrnehmung von euch aktiv zu beeinflussen. Gute Kommunikationstechniken sind dafür in besonderer Weise geeignet. Mit Top-down-Kommunikation könnt ihr eure Kommunikation in kurzer Zeit deutlich verbessern.

Was macht gute Kommunikation im Berufsleben aus?

Stellt euch vor, ihr habt die letzten Wochen hart an einem Teilprojekt gearbeitet. Dafür habt ihr Gespräche mit Kollegen geführt, Daten analysiert, erste Hypothesen aufgestellt und wieder verworfen und seid letztlich zu einem Ergebnis für das Projekt gekommen.

Ihr sitzt in eurem Büro und plötzlich schaut euer Abteilungsleiter vorbei. Er verwickelt euch in ein Gespräch und fragt: "Wo stehen wir in diesem Teilprojekt?". Denkt über die folgenden zwei Antwortbeispiele nach. Welche Antwort funktioniert besser - und warum?

Frage: "Wo stehen wir in diesem Teilprojekt?"

Eure Antwort:
Variante 1  "Ende letzter Woche habe ich mit Herrn Müller von Marketing geredet. Er hat mir einen neuen Datensatz gegeben mit Marktgrößen und Wachstumsraten für die einzelnen Produktsegmente, die wir uns anschauen. Mit diesen Informationen und unseren internen Margendaten von Controlling, konnte ich eine Übersicht erstellen, welche Produktsegmente für uns in den nächsten Jahren am attraktivsten sein werden. Insbesondere Segment X ist besonders spannend. Ich habe die Ergebnisse auch schon meinem Teamleiter, Herrn Peter, vorgestellt. Er sieht das genauso."

Variante 2  "Unser Ergebnis ist, dass vor allem Produktsegment X für uns spannend ist. Das Segment hat eine attraktive Marktgröße, ein prognostiziertes Wachstum von über 15% in den nächsten Jahren und passt sehr gut zu unseren strategischen Prioritäten. Produktsegment Z ist ebenfalls sehr spannend, der Markt wächst jedoch mit 5% deutlich langsamer als Produktsegment Z."

Wie unterscheiden sich die beiden Antworten? In Variante 1 geht es vor allem darum, was ihr alles gemacht habt. Ihr habt Gespräche geführt, euch mit eurem Teamleiter abgestimmt, Analysen gemacht und so weiter. Was das Ergebnis eurer Bemühungen war - die Empfehlung für Produktsegment X - verkommt in dieser Antwort fast zur Fußnote.

Variante 2 konzentriert sich hingegen voll auf das Ergebnis. Hier wird kein Wort darüber verloren, welche Arbeitsschritte genau notwendig waren, um dort hinzukommen. Was meint ihr - welche Variante kommt beim Empfänger eurer Antwort besser an?

Redet über Inhalte, nicht über Prozess

Gerade Berufseinsteiger neigen dazu, über den Prozess zu reden, wenn sie über ihre Arbeit sprechen. Sie zählen wie in Variante 1 die einzelnen Arbeitsschritte auf und erklären sie ausführlich. Dahinter steckt oft auch der Wunsch, eine Wertschätzung zu erhalten für das, was man getan hat. Berufseinsteiger denken, es gibt dazu keinen besseren Weg als über den Einsatz zu sprechen, den man erbracht hat und der sich in den einzelnen eigenen Handlungen zeigt.

Versucht euch aber in der oben geschilderten Situation in den Abteilungsleiter hineinzuversetzen, der euch gefragt hat "Wo stehen wir in diesem Teilprojekt?". Was sind die Dinge, die ihn interessieren - worauf kommt es ihm wirklich an? Gespräche wie mit euch führt er jeden Tag auch mit vielen anderen Kollegen. Er will sich darüber informieren, was in seiner Abteilung geschieht und wo seine Teams mit den wichtigen Initiativen stehen.

Was ihn wirklich interessiert sind die Ergebnisse, nicht die einzelnen Arbeitsschritte, die dahingeführt haben. Es tut uns leid, aber die Realität ist - niemanden interessiert der Aufwand und der Schmerz, den ihr beim Bearbeiten eurer Aufgaben habt. Worauf es ankommt ist, was am Ende herauskommt.

Der Prozess dahinter ist für euren Abteilungsleiter schlicht irrelevant, er kann und will sich nicht merken, welche Dinge genau jeder Mitarbeiter in seinem Team zuletzt gemacht hat. Was ihn aber sehr wohl interessiert ist, was das (Zwischen-)Ergebnis eurer wichtigsten Aufgaben ist. Fokussiert euch auf Inhalte, wenn ihr im Berufsleben kommuniziert, und das was ihr sagt wird als relevant und hilfreich wahrgenommen werden.

Top-down: Das Wichtigste zuerst

Neben der Konzentration auf Inhalte bedeutet Top-down-Kommunikation auch, über die relevanten Inhalte in der richtigen Reihenfolge zu sprechen. Stellt euch vor, ihr habt einen einstündigen Termin bei der Geschäftsführung oder dem Vorstand eures Unternehmens. Ihr wollt das Ergebnis eines Projekts vorstellen, an dem ihr die letzten Monate gearbeitet habt. Ihr habt dafür eine umfangreiche Präsentationsunterlage vorbereitet.

Nach einer Einleitung beginnt die Unterlage mit den wichtigsten Teilergebnissen eurer ersten Projektphase. Ihr wollt den Spannungsbogen halten und eine gute Hinführung für die finale Empfehlung eures Projekts erreichen. Ihr wägt im Hauptteil deswegen die einzelnen zentralen Argumente ab, die ihr mit euren Erkenntnissen unterfüttert. Am Ende der Präsentation stellt ihr dann eure Empfehlung vor, die sich auf allem stützt was ihr vorher gesagt habt.

Ist dieser Aufbau für eure Kommunikation hilfreich? Zunächst solltet ihr bedenken, dass der Grundsatz "Inhalte vor Prozess" auch für schriftliche Unterlagen gilt. Schiebt die Informationen zum Prozess lieber in den hinteren Teil der Unterlage oder gleich ins Backup.

Auch für die Vorstellung der Inhalte Mit der Hauptempfehlung als Ergebnis scheint der gewählte Aufbau jedoch nicht ideal. Stellt euch vor, der Termin muss statt nach einer Stunde plötzlich schon nach 20 Minuten abgebrochen werden, weil ein Vorstand einen dringenden anderen Termin wahrnehmen muss. Solche Situationen sind Alltag in der Realität großer Unternehmen.

Wenn ihr das Hauptergebnis ans Ende eurer Präsentation stellt, hat der betroffene Vorstand nach 20 Minuten eurer Präsentation noch gar nicht verstanden, was euer Ergebnis ist. Es wäre ihm offensichtlich lieber, das Hauptergebnis schon am Anfang eurer Präsentation gehört zu haben, dann verpasst er nur einige Detailinformationen wenn er früher gehen muss. Möglicherweise ist er nach 20 Minuten auch schon so überzeugt von eurer Analyse, dass er darauf verzichtet, sich den Rest eurer Präsentation anzuhören.

Gerade in wichtigen Managementpräsentationen, aber auch Gesprächen, solltet ihr darauf Wert legen nach einigen einführenden Bemerkungen möglichst schnell die Kernbotschaften auf den Tisch zu legen. Der Berufsalltag ist kein Krimi, in dem ihr eure Kollegen auf die Folter spannen müsst. Startet mit den wichtigsten Informationen und der Empfänger eurer Kommunikation wird euch dankbar sein.

Achtet auf die Zielgruppe

Die hier erwähnten Grundsätze der Top-down-Kommunikation lassen sich natürlich nicht in jeder Situation anwenden. Im Smalltalk mit Kollegen in der Kantine kommt es nicht immer darauf an, alles möglichst präzise und auf den Punkt zu formulieren. Die Geschmäcker sind auch unterschiedlich, einige Menschen legen vielleicht gerade Wert auf Ausführungen zum Prozess.

Es ist wichtig, dass ihr eure Kommunikation immer an eure Zielgruppe anpasst. Mit eurem Teamleiter solltet ihr in einer anderen Detailstufe über eure Arbeit reden als mit dem Leiter eures Unternehmensbereichs. Versetzt euch in eure Zielgruppe hinein und wählt die Botschaften, die für sie relevant sind.

Dennoch ist es wichtig, sich die hier beschriebenen Grundsätze einzuprägen. Niemand wird euch den Vorwurf machen, zu präzise und auf den Punkt zu kommunizieren. Ein Kollege hat immer die Möglichkeit, nachzufragen, wenn ihn Details zum Prozess oder anderen Hintergrundinformationen interessieren. Gewöhnt euch Top-down-Kommunikation an als die Grundkommunikationsweise für berufliche Situationen.

Pyramid principle

Um das Prinzip der Top-down-Kommunikation hat sich eine ganze Denkschule des richtigen Kommunizierens entwickelt. Das wichtigste Buch zu diesem Thema ist der internationale Bestseller Das Prinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren der McKinsey-Beraterin Barbara Minto. Es stellt die einzelnen Grundsätze der Top-down-Kommunikation umfassend dar und gibt praktische Hilfestellungen für eine gute Kommunikation in Schrift und Worten.

Wir können euch sehr empfehlen, euch tiefer in diesen Bereich einzuarbeiten. Effektive Kommunikation wird für euren beruflichen Erfolg eine riesige Rolle spielen, in diesem Bereich besser zu werden ist für euch gut investierte Zeit.


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